Eigene Hardware oder mieten: Entscheidungsmatrix für die IT-Infrastruktur im Mittelstand

Der Kauf eines eigenen Servers bietet vollständige Kontrolle über die Hardware und kann sich bei langfristiger Nutzung wirtschaftlich stärker lohnen als die Miete. Die Miete erfordert geringere Anfangsinvestitionen und ermöglicht es, die Infrastruktur schneller an veränderte Anforderungen des Unternehmens anzupassen. Eine universell bessere Lösung gibt es daher nicht.

Für mittelständische Unternehmen ist diese Entscheidung besonders relevant: Die Infrastruktur ist bereits groß genug, dass die Kosten für mehrere Server, deren Unterbringung und Wartung eine spürbare Rolle im Budget spielen. Wer statt eigener Hardware im Rechenzentrum Server mieten möchte, muss dabei nicht nur die laufenden Kosten, sondern auch Flexibilität, Kontrolle und den geplanten Nutzungszeitraum berücksichtigen.

Es wäre nicht korrekt, lediglich den Kaufpreis mit der monatlichen Miete zu vergleichen. Berücksichtigt werden müssen die geplante Nutzungsdauer, zusätzliche Kosten, die Wahrscheinlichkeit veränderter Workloads, Anforderungen an die Konfiguration und die Ressourcen des eigenen IT-Teams. Im Folgenden betrachten wir diese Faktoren und entwickeln eine praktische Entscheidungsmatrix, die nicht auf ein einziges Szenario beschränkt ist.

Welche Optionen Unternehmen haben

In der Praxis beschränkt sich die Wahl fast nie auf die beiden Modelle „Server kaufen“ und „Server mieten“.

Eigene Hardware kann im Serverraum des Unternehmens installiert oder im Rahmen eines Colocation-Modells in einem professionellen Rechenzentrum untergebracht werden. Im zweiten Fall gehört die Hardware dem Unternehmen, während der Provider Stromversorgung, Kühlung, physische Sicherheit und die Netzwerkinfrastruktur am Standort bereitstellt.

Bei der Miete eines Dedicated Servers gehört die physische Hardware dem Provider, während das Unternehmen für die Dauer des Vertrags einen Server mit der gewählten Konfiguration erhält.

Daneben gibt es Zwischenmodelle. Bei Rent-to-Own beispielsweise werden die Kosten der Hardware auf regelmäßige Zahlungen verteilt. Nach Erfüllung der vertraglichen Bedingungen geht der Server in das Eigentum des Kunden über.

Bei der Frage „eigene oder gemietete Hardware“ geht es daher in erster Linie darum, wer in die Hardware investiert, wem sie gehört und wer für ihren Lebenszyklus verantwortlich ist.

Eigene Hardware oder Miete: die wichtigsten Entscheidungskriterien

Ein Kauf wird in der Regel attraktiver, wenn die Infrastruktur für eine langfristige Nutzung vorgesehen ist und ihre Anforderungen gut bekannt sind.

Wann sich der Kauf eher lohnt:

• der Server soll mehrere Jahre genutzt werden;
• der Workload ist relativ stabil und vorhersehbar;
• vollständige Kontrolle über die Komponenten ist erforderlich;
• eine individuelle Hardwarekonfiguration wird benötigt;
• das Unternehmen ist zu anfänglichen Investitionsausgaben bereit;
• Ressourcen für Wartung, Reparaturen und spätere Upgrades sind vorhanden;
• die Wahrscheinlichkeit einer deutlichen Verkleinerung der Infrastruktur ist gering.

Ein eigener Server bedeutet jedoch nicht, dass keine laufenden Kosten entstehen. Bei Colocation müssen Rack Space, Strom, Netzwerk und bei Bedarf Remote Hands bezahlt werden. Befinden sich die Server am eigenen Standort, muss das Unternehmen selbst für Räumlichkeiten, Stromversorgung, Kühlung, physische Sicherheit und die Redundanz der Infrastruktur sorgen.

Wann sich die Miete eher lohnt:

• hohe Anfangsinvestitionen sollen vermieden werden;
• die Infrastruktur muss schnell bereitgestellt werden;
• die Anforderungen an die Ressourcen können sich verändern;
• der Server wird für ein temporäres Projekt oder einen neuen Geschäftsbereich benötigt;
• Hardware soll hinzugefügt und wieder außer Betrieb genommen werden können, ohne sie anschließend verkaufen zu müssen;
• das Unternehmen möchte den Lebenszyklus der Hardware nicht selbst verwalten;
• die beim Provider verfügbaren Konfigurationen entsprechen den Anforderungen des Projekts.

Bei der Miete werden die Kosten überwiegend zu regelmäßigen Ausgaben, während die Verantwortung für den physischen Server beim Provider verbleibt. Die Möglichkeit, die Konfiguration zu wechseln oder auf die Hardware zu verzichten, hängt jedoch von der Vertragslaufzeit und den jeweiligen Vertragsbedingungen ab. Die Miete eines Dedicated Servers sollte daher nicht als ebenso elastisches Modell wie die Nutzung von Ressourcen in einer Public Cloud betrachtet werden.

TCO statt nur den Serverpreis berechnen

Der größte finanzielle Fehler bei der Entscheidung besteht darin, beispielsweise einen Server für 8.000 € mit einer Miete von 300 € pro Monat zu vergleichen und das Ergebnis aus einer einfachen Division der beiden Beträge abzuleiten.

Bei eigener Hardware entstehen zusätzliche Kosten:

TCO eines eigenen Servers = Kauf + Unterbringung + Strom + Netzwerk + Wartung + Reparaturen und Upgrades

Wird der Server im Büro oder in einem eigenen Serverraum betrieben, müssen anstelle der Colocation-Kosten die Kosten der lokalen Infrastruktur berücksichtigt werden: Stromversorgung, USV, Kühlung, Netzwerk, Redundanz und physischer Betrieb.

Bei der Miete sieht die Berechnung anders aus:

TCO der Miete = Mietzahlungen über den gesamten Zeitraum + zusätzliche Services

Zu den zusätzlichen Kosten können eine höhere Bandbreite, zusätzliche IP-Ressourcen, Administration und weitere Leistungen gehören, die nicht im Basistarif enthalten sind.

Die Modelle müssen über denselben Zeitraum verglichen werden – beispielsweise über drei oder fünf Jahre. Bei eigener Hardware ist es außerdem sinnvoll, den Restwert des Servers am Ende des Berechnungszeitraums zu berücksichtigen.

Je länger eine Konfiguration ohne wesentliche Modernisierung genutzt wird, desto attraktiver kann der Kauf werden. Ändern sich die Anforderungen dagegen alle ein bis zwei Jahre, nimmt dieser Vorteil ab: Die Hardware kann technisch veralten, bevor das Unternehmen den wirtschaftlichen Nutzen einer langfristigen Eigentümerschaft realisieren kann.

CAPEX oder OPEX: Nicht nur die Gesamtsumme ist entscheidend

Selbst wenn die TCO beider Varianten ähnlich ausfallen, wirken sie sich unterschiedlich auf das Budget aus.

Der Kauf erfordert erhebliche Ausgaben zu Beginn des Projekts – CAPEX. Bei der Miete verteilen sich die Kosten dagegen über den gesamten Nutzungszeitraum als regelmäßige OPEX.

Für ein Unternehmen mit verfügbarem Investitionsbudget muss CAPEX an sich kein Problem darstellen. Darüber hinaus entsteht durch den Kauf ein Vermögenswert im Eigentum des Unternehmens.

Für ein anderes Unternehmen kann es wichtiger sein, Kapital für das Kerngeschäft zu erhalten und über ein planbares monatliches IT-Budget zu verfügen. In diesem Fall kann die Miete selbst dann vorzuziehen sein, wenn ihre Gesamtkosten über mehrere Jahre etwas höher liegen.

Rent-to-Own nimmt eine Zwischenposition ein: Die anfängliche Belastung des Budgets wird reduziert, bei langfristiger Nutzung geht die Hardware am Ende jedoch in das Eigentum des Unternehmens über.

Der finanzielle Vergleich muss daher zwei Fragen gleichzeitig beantworten: Welches Modell ist über die gesamte geplante Nutzungsdauer günstiger und welche Kostenstruktur passt besser zum Budget des Unternehmens?

Wie vorhersehbar ist der zukünftige Workload?

Der zweite entscheidende Faktor nach den TCO ist die Wahrscheinlichkeit, dass sich die Anforderungen verändern.

Nutzt ein Unternehmen einen stabilen Bestand an Unternehmenssystemen und wachsen sowohl die Nutzerzahl als auch das Datenvolumen vorhersehbar, kann die Serverkonfiguration mehrere Jahre im Voraus geplant werden. In einem solchen Szenario ist das mit dem Besitz der Hardware verbundene Risiko relativ gering.

Komplizierter wird es, wenn ein neues Produkt eingeführt wird, die Kundenbasis schnell wächst oder im Voraus nicht bekannt ist, welche Rechenressourcen in einem Jahr benötigt werden. Ein heute gekaufter Server kann sich dann entweder als zu leistungsschwach oder als überdimensioniert erweisen.

Die Miete reduziert dieses Risiko: Bei Bedarf kann auf eine andere Konfiguration gewechselt oder die Infrastruktur um weitere Server erweitert werden, ohne dass erneut eine große Beschaffung erforderlich ist. Die tatsächliche Flexibilität hängt jedoch davon ab, ob die benötigte Hardware beim Provider verfügbar ist und welche Vertragsbedingungen gelten.

Je größer also die Unsicherheit hinsichtlich des zukünftigen Workloads ist, desto wertvoller wird die Möglichkeit, die Infrastruktur zu verändern, ohne jeden physischen Server selbst besitzen zu müssen.

Wann vollständige Kontrolle über die Hardware wichtig ist

Standardkonfigurationen von Dedicated Servers eignen sich für die meisten Unternehmensanwendungen. In einigen Fällen können die konkreten Hardwareanforderungen jedoch für einen Kauf sprechen.

Bei einem eigenen Server können Prozessoren und GPUs, Umfang und Konfiguration des RAM, Laufwerke, RAID-Controller, Netzwerkkarten und andere Komponenten selbst ausgewählt werden. Das ist wichtig, wenn ein Projekt eine bestimmte Hardwareplattform erfordert oder die Hardware über einen längeren Zeitraum unverändert bleiben soll.

Bei der Miete ist die Auswahl auf das Angebot des Providers beschränkt. Einige Provider bieten individuelle Konfigurationen an. Dabei müssen jedoch die Verfügbarkeit der Komponenten, Lieferzeiten und die Bedingungen für einen späteren Austausch berücksichtigt werden.

Maximale Kontrolle ist allerdings längst nicht für jedes Unternehmen erforderlich. Wenn eine Standardkonfiguration die Anforderungen der Unternehmenssysteme vollständig erfüllt, bietet allein der Besitz des Servers keinen zusätzlichen Vorteil.

Wer wartet die Hardware?

Bei der Wahl des Modells müssen nicht nur die Hardwarekosten, sondern auch die Ressourcen des IT-Teams berücksichtigt werden.

Der Eigentümer der Hardware ist für ihren gesamten Lebenszyklus verantwortlich: Fehlerdiagnose, Verfügbarkeit von Ersatzkomponenten, Austausch ausgefallener Geräte und Planung von Upgrades. Bei der Unterbringung in einem entfernten Rechenzentrum können einige physische Arbeiten an Remote/Smart Hands übertragen werden, die Entscheidungen über Reparaturen und Komponenten bleiben jedoch beim Eigentümer.

Bei gemieteter Hardware liegt der physische Server im Verantwortungsbereich des Providers. Bei einem Hardwaredefekt muss dieser den Austausch von Komponenten gemäß den Bedingungen des Services und des SLA organisieren.

Die Miete von Hardware ist jedoch nicht gleichbedeutend mit einer gemanagten IT-Infrastruktur. Umfasst der Vertrag lediglich einen Dedicated Server, können Betriebssystem, Anwendungen, Datenbanken, Backups und Informationssicherheit weiterhin in der Verantwortung des Kunden liegen. Managed Services werden separat hinzugebucht.

Beim Vergleich der Modelle muss daher zwischen der Wartung der physischen Hardware und der Administration der Software-Infrastruktur unterschieden werden.

Es muss nicht ein Modell für die gesamte Infrastruktur gewählt werden

Mittelständische Unternehmen müssen nicht sämtliche Server entweder selbst besitzen oder mieten. In der Praxis lassen sich beide Modelle miteinander kombinieren.

Ein stabiler Basis-Workload, dessen Anforderungen für mehrere Jahre im Voraus bekannt sind, kann beispielsweise auf eigener Hardware in Colocation betrieben werden. Für neue Projekte, temporäre Aufgaben oder sich schnell verändernde Workloads können dagegen gemietete Server eingesetzt werden.

Eine weitere Möglichkeit besteht darin, zunächst Hardware zu mieten und den tatsächlichen Ressourcenbedarf zu überprüfen. Sobald sich der Workload stabilisiert hat, kann entschieden werden, ob ein Kauf wirtschaftlich sinnvoll ist. Dadurch sinkt das Risiko, bereits zu Projektbeginn eine ungeeignete Konfiguration zu kaufen.

Ein hybrider Ansatz ist besonders sinnvoll, wenn verschiedene Teile der Infrastruktur unterschiedliche Lebenszyklen haben. Die Entscheidung wird dann nicht für die gesamte IT-Landschaft des Unternehmens getroffen, sondern separat für jede Gruppe von Workloads.

Entscheidungsmatrix: Diese Fragen sollten Sie vor der Wahl beantworten

Um das passende Modell zu bestimmen, sollten mehrere Fragen nacheinander beantwortet werden.

Wie lange wird diese Konfiguration genutzt?

Wird ein Server mehrere Jahre ohne größere Änderungen benötigt, sollte die TCO eines Kaufs berechnet werden. Bei kurzfristigen oder unsicheren Workloads reduziert die Miete in der Regel das finanzielle Risiko.

Wie vorhersehbar ist das Wachstum des Ressourcenbedarfs?

Ein stabiler Workload spricht eher für Eigentum. Je höher die Wahrscheinlichkeit ist, dass sich CPU, RAM, Storage oder die Anzahl der Server verändern, desto wertvoller wird die Flexibilität der Miete.

Wird eine individuelle Hardwarekonfiguration benötigt?

Können die Anforderungen mit den Angeboten des Providers nicht erfüllt werden, bietet eigene Hardware mehr Freiheit.

Ist das Unternehmen bereit, jetzt in Hardware zu investieren?

Bei begrenztem CAPEX verteilt die Miete die Ausgaben über die Zeit. Ist Investitionsbudget verfügbar, sollten die TCO über die gesamte Nutzungsdauer verglichen werden.

Sind Ressourcen für das Management des Hardware-Lebenszyklus vorhanden?

Dabei müssen nicht nur die Systemadministration, sondern auch Diagnose, Reparaturen, Ersatzkomponenten und Upgrades berücksichtigt werden.

Was passiert, wenn der Server früher als geplant nicht mehr benötigt wird?

Ein gemieteter Server kann entsprechend den Vertragsbedingungen zurückgegeben werden. Für eigene Hardware muss dagegen eine andere Verwendung gefunden werden; alternativ muss sie eingelagert oder verkauft werden.

Deuten die meisten Antworten auf eine lange Nutzungsdauer, einen stabilen Workload, spezifische Anforderungen und Investitionsbereitschaft hin, wird der Kauf zu einem starken Kandidaten. Sind dagegen ein schneller Start, Kapitalerhalt und die Möglichkeit zur Anpassung der Infrastruktur wichtiger, ist die Miete in der Regel die sinnvollere Option.

Liegen die Antworten ungefähr in der Mitte, lohnt es sich, Rent-to-Own oder eine Kombination aus eigener und gemieteter Hardware separat zu prüfen.

So wählen Sie zwischen dem Kauf und der Miete von Servern

Die Entscheidung für mittelständische Unternehmen lässt sich nicht auf die Regel „Kaufen ist günstiger, Mieten ist flexibler“ reduzieren. Die Kosten hängen von der Nutzungsdauer und den damit verbundenen Nebenkosten ab, während der Wert der Flexibilität davon bestimmt wird, wie vorhersehbar sich die Infrastruktur entwickelt.

Bei stabilen Workloads mit einem Planungshorizont von mehreren Jahren kann eigene Hardware wirtschaftliche Vorteile und vollständige Kontrolle über die Konfiguration bieten. Bei Projekten mit unsicheren Anforderungen reduziert die Miete dagegen die Anfangsinvestitionen und das Risiko, später Hardware zu besitzen, die den aktuellen Anforderungen nicht mehr entspricht.

Die optimale Reihenfolge bei der Entscheidungsfindung sieht daher folgendermaßen aus:

1. Nutzungszeitraum bestimmen.
2. Veränderungen des Workloads prognostizieren.
3. Anforderungen an die Hardware definieren.
4. TCO für denselben Zeitraum berechnen.
5. Ressourcen für die Wartung und Betreuung bewerten.

Danach werden die finanziellen und technischen Unterschiede zwischen eigener und gemieteter Hardware deutlich transparenter.